Termini e periodo di conservazione dei documenti primari in contabilità

Come la pratica mostra, praticamente in qualsiasimoderna impresa nazionale, la più grande quantità di documentazione genera contabilità. Certo, questo è comprensibile: è in questo dipartimento che lavorano con il denaro, e ciascuna di queste operazioni ha bisogno di una fissazione ufficiale su carta. Inoltre, il periodo legale per la conservazione dei documenti primari nell'organizzazione è legalmente fissato, il che significa che non sarà possibile sbarazzarsi dei "pezzi di carta", che dovranno essere conservati per almeno diversi anni e solo successivamente distrutti. A proposito, anche il processo di eliminazione della carta straccia è difficile, ha una serie di caratteristiche specifiche. A proposito di tutto questo - il prossimo

Documenti, documenti ...

Se diamo statistiche sul numeroprodotto documentazione, si scopre che in quasi tutte le moderne imprese nazionali, la contabilità è la fonte dell'80-90% dei documenti cartacei. Devi archiviarli per un motivo. Le restrizioni determinano non solo quale sia il periodo minimo di conservazione dei documenti contabili primari sia corretto (di solito varia da cinque anni a un decennio), ma anche in quali condizioni questi oggetti dovrebbero essere localizzati. Allo stesso tempo, va ricordato che esiste una divisione nella documentazione per lo stoccaggio temporaneo e permanente.

Tuttavia, come mostra la pratica, non indi ogni azienda, i manager sono interessati a comprendere le complessità di quali sono i termini di archiviazione dei documenti primari. Per alleviare il mal di testa, è possibile utilizzare i servizi di società di archiviazione specializzate. In un'azienda di questo tipo sanno esattamente quale tipo di documento impiega quanto tempo occorre per memorizzare, in quali condizioni, in base a quali regole. Inoltre, in tale organizzazione esiste una capacità tecnica di distruggere i documenti affidati allo stoccaggio, quando scade il termine. È davvero conveniente, ma ne vale la pena. Se si desidera risparmiare denaro, sarà necessario allocare una stanza speciale per l'archivio e conoscere il periodo di conservazione dei documenti contabili principali nell'organizzazione per legge.

Voglio - Non voglio

A proposito, il problema non sorge su un vuotoposto. Le leggi in vigore stabiliscono i termini di conservazione dei documenti contabili primari e devono essere osservati all'interno di ogni impresa. Dalla legislazione deriva che ogni soggetto giuridico che agisce è responsabile della conservazione della documentazione. Ciò significa che una forma di attività non svolge un ruolo - che si tratti di un imprenditore privato, solo a capo di un'impresa, o di una grossa preoccupazione, devi comunque occuparti di tenere i rendiconti finanziari e altra documentazione. È importante studiare la legislazione per i termini stabiliti di conservazione dei documenti primari elettronici, quelli cartacei, in modo che, in caso di conflitto con l'appaltatore o controllati dall'autorità di controllo, non ti trovi in ​​una posizione scomoda. Inoltre, l'inosservanza degli intervalli di tempo legali può provocare una penalità considerevole nella verifica. L'attuale legislazione contiene regolamenti che regolano il periodo minimo di conservazione dei documenti contabili primari. È importante che l'azienda sia sicura e che lo svolgimento degli affari nel nostro paese sia legalmente conforme alle regole stabilite.

Su quale periodo di conservazione delle primarie elettronichedocumenti, la carta è ora installata, dice la 125a legge federale, adottata nell'ottobre 2004. Basato sul nome, è dedicato agli archivi e alla corretta conduzione degli affari. È in questo documento ufficiale che vengono prese in considerazione le peculiarità della conservazione delle carte ufficiali prodotte dall'ufficio contabilità. Qui puoi trovare entrambe le funzionalità che ti consentono di delimitare la documentazione di archiviazione temporanea e permanente, nonché i termini specifici per un particolare tipo di titoli.

A chi si diffonde?

Le responsabilità per l'osservanza delle condizioni minime di conservazione dei documenti primari sono assegnate a:

• istanze di autogoverno locale;
• corpi di stato;
• imprenditori;
• impresa;
• persone impegnate in attività imprenditoriali.

È necessario rispettare la legge con riferimento all'archiviodocumentazione, comprese quelle relative al personale. Tutto il periodo di tempo specificato nella carta la legge deve essere in un luogo sicuro. Oltre alle leggi federali, in particolare la durata di conservazione dei documenti primari e alle scritture contabili sono influenzati in una serie di documenti normativi in ​​vigore sul territorio del paese nel suo insieme e in ogni singola regione. Tuttavia, il documento più importante - è al di sopra della legge 125-esimo, che fornisce un elenco completo dei documenti che regolano la durata della conservazione dei documenti contabili.

Legge n. 129

Nel 1996, era una legge federalecaratteristiche di contabilità. Si afferma che la contabilità può formare la sua documentazione su carta, nonché con l'uso di varie macchine utensili. Allo stesso tempo, l'azienda deve fare autonomamente copie di documentazione su carta, in modo che tutti i partecipanti alle operazioni abbiano accesso ai dati su di essi. Se l'autorità di controllo richiede l'accesso alla documentazione, i rappresentanti dell'azienda devono fornire tale documentazione. Il diritto a questo è nei dipendenti della procura e dei rappresentanti del tribunale.

Creazione, conservazione con osservanza dei termini di conservazionedocumenti contabili primari, forniscono su richiesta deve essere conforme alle norme stabilite nelle forme. I documenti devono essere inviati al richiedente in forma cartacea. Se questo è permesso l'opportunità di applicare al funzionamento delle macchine, se tutte le parti sono d'accordo, i report possono essere inviati in forma elettronica. Questo è anche permesso dalle leggi del nostro paese.

Conserviamo secondo le regole

La 129a legge federale contiene un riferimento aosservanza obbligatoria delle condizioni di conservazione dei documenti contabili primari. In particolare, nel 17 ° articolo cita che qualsiasi persona giuridica deve necessariamente conservare tali registri, tra cui verbali e le relazioni. La lunghezza del divario temporale è stabilita dalle regole che regolano gli affari d'archivio a livello statale. La durata di questo periodo non può essere inferiore a 5 anni.

Periodo speciale di conservazione dei documenti primariè impostato per la regolazione dei documenti di politica contabilità e alcune altre categorie (programmi utilizzati dalle macchine, di elaborazione delle informazioni, grafico lavoro di conti). Naturalmente, anche in questo caso, la durata di cinque anni (in alcuni casi questo periodo può essere impostato più alto), ma il termine inizia dal momento in cui l'azienda ha fatto ricorso a questo documento per l'ultima volta. La testa della persona giuridica - la persona a cui la legge è responsabile per la conservazione di tutti i documenti in conformità con gli intervalli di tempo. Questo significa che qualsiasi capo istruita e responsabile deve conoscere la durata di conservazione dei documenti primari nel reparto contabilità, se vuole mantenere la situazione in azienda sotto il suo controllo.

Come dimostra la pratica, in molte organizzazionifare regolarmente un inventario della documentazione ufficiale e le normative locali stabiliscono le persone responsabili della conservazione dei documenti delle persone con cui interagiscono effettivamente gli organismi di controllo dei fatti quando verificano il rispetto della regola di archiviazione.

Creazione e archiviazione: tutto secondo le regole

Procedendo dalla legislazione vigente,i ragionieri possono formare sia la documentazione primaria che quella consolidata non solo su carta, ma anche elettronicamente; mentre gli obblighi per la creazione di copie cartacee sono assegnati a una persona giuridica, e su richiesta della persona interessata, l'organismo di controllo, l'impresa è obbligata a trasmettere documenti cartacei all'indirizzo al più presto possibile. La preparazione e lo stoccaggio devono essere effettuati nella forma stabilita dalle normative vigenti.

In base a quanto tempo sono archiviati i documenti primaricontabilità, l'ordine di questo processo, dice l'elenco dei documenti che considerano documenti di gestione tipici che si formano durante il lavoro di qualsiasi impresa. Questi sono stati istituiti nel 2010 in un documento approvato dal Ministero delle Finanze e Rosarkhiv. Inoltre, è necessario prendere in considerazione i requisiti del Codice Fiscale, che regola che ogni cittadino del nostro paese è responsabile del mantenimento dei dati contabili per quattro anni. Ciò vale per i titoli relativi al conto della spesa, componente del reddito, nonché per confermare il pagamento delle imposte.

Ci avviciniamo al business con la mente

Organizzazione corretta del processo con osservanza dila conservazione a termine di documenti contabili primari implica un approccio professionale, il coinvolgimento di personale responsabile della registrazione della documentazione, l'elaborazione di informazioni archivistiche sull'organizzazione del processo di lavoro diretto. Al momento non ci sono praticamente posti per la formazione specializzata negli archivi, quindi trovare uno specialista di alta qualità spesso non è facile. D'altra parte, la legislazione progressiva richiede che vengano mantenuti i termini di conservazione dei documenti contabili primari, altrimenti si possono affrontare multe categoricamente spiacevoli. L'opzione ottimale per un flusso di lavoro sufficientemente ampio è la creazione di un reparto responsabile dell'archiviazione nello stato dell'azienda e la formazione regolare del personale responsabile della documentazione del personale con risorse interne. Ciò consentirà di tenere sotto controllo le innovazioni stabilite dalle leggi e di rispettare tutti i requisiti.

Alternativa, anche permettendoprendere in considerazione il periodo di conservazione dei documenti originali e di tenerlo nella sua attività lavorativa - si sta lavorando con un mediatore, il consenso ad essere vincolati a conservare i titoli del cliente. Tuttavia, la scelta di una società di archiviazione per te non è un compito facile. Dobbiamo esaminare attentamente tutte le opzioni disponibili al fine di dare la preferenza ad una società affidabile e di non preoccuparsi, che può essere chiuso, e l'edificio - il fuoco.

Funzionalità di memorizzazione di determinati tipi di documentazione

Come risulta dalla legislazione attuale, inl'archivio deve inviare la documentazione iniziale, nonché i registri, i report e i documenti di equilibrio. Tutte queste categorie di documenti ufficiali prima di essere inviate all'archivio devono essere conservate nelle sale contabili, e la persona giuridica deve fornire tutte le condizioni per la sicurezza dei documenti: gli armadietti devono essere chiusi, l'incendio e l'altra sicurezza devono essere osservati. All'interno dell'azienda viene assegnato un documento speciale alla persona responsabile della conservazione della documentazione.

Se l'azienda utilizza moduli rigidiresponsabilità, per legge questi documenti dovrebbero essere contenuti in una cassaforte o in un armadietto speciale, una stanza che è chiusa e garantisce la sicurezza della documentazione. La documentazione primaria dell'intervallo di tempo corrente, gestita manualmente, deve essere raccolta secondo la cronologia dei registri, che vengono quindi inviati all'archivio per l'archiviazione permanente.

A cos'altro prestare attenzione?

Quando si memorizzano estratti conto bancari, ordini in contantie rapporti avanzati, è necessario salvare tutta la documentazione in modo tempestivo e intrecciare per l'archiviazione co-organizzata. Alcune categorie specifiche di documenti (rapporti su turni, ordini di lavoro) possono essere archiviati senza interlacciamento, ma archiviati in cartelle, in modo che nulla venga perso e non utilizzato per scopi disonesti.

Sicurezza della documentazione, nonché tempestivainviarlo all'archivio è principalmente l'area di responsabilità del capo contabile, anche se, se necessario, i regolamenti locali possono contenere la delega di autorità a un'altra persona. L'emissione di documentazione primaria, segnalazione, documenti di equilibrio è possibile solo in alcuni casi con l'ordine ufficiale del capo contabile. In generale, le unità strutturali non hanno accesso ai documenti contabili. Il sequestro della documentazione è possibile solo se vi è una richiesta specializzata da parte degli organi di inchiesta, del tribunale o di altre istanze che dispongono dei poteri appropriati previsti dalla legge. Allo stesso tempo, è necessario fornire una risoluzione formale compilata in conformità con la legge. Al momento del ritiro, è necessario elaborare un protocollo, una delle quali viene trasferita al rappresentante dell'organizzazione contro la firma.

Il termine di conservazione dei documenti primari si riflette nella tabella seguente.

Funzionalità del flusso di lavoro

Il termine "flusso di lavoro" viene applicato al complessofattori associati al movimento della documentazione dal momento in cui la carta è stata creata al suo trasferimento agli archivi. Lo sviluppo del programma è l'area di responsabilità del capo contabile, sebbene in alcune imprese sia delegato il responsabile del documento. Tuttavia, come dimostra la pratica, la più corretta è l'inclusione di tale programma nella politica contabile dell'organizzazione, che viene quindi approvata da un ordine appositamente emesso dal funzionario capo della società.

Con l'aiuto del programma, puoi coordinartiprocessi organizzativi e semplificare il compito di pianificazione in azienda. Il programma di circolazione dei documenti della documentazione primaria è un elenco di artisti, intervalli di tempo entro i quali il documento deve essere inviato al reparto contabilità, nonché i periodi di tempo per i quali i contabili li elaborano. I periodi di report, inclusa la reportistica del bilancio, sono necessariamente descritti. Spesso la politica contabile contiene la regolamentazione dei termini di conservazione dei documenti primari, questo periodo è uguale a quello statutario, o è nominato più se la specificità dell'attività dell'azienda lo richiede. Quando vengono presentati i conti annuali, la documentazione viene preparata nell'ordine stabilito e trasferita all'archivio. Allo stesso tempo, si tiene conto del fatto che in futuro potrebbe essere necessario estrarre dati utili dal volume trasferito alla memoria. Per fare ciò, è comune dividere i file in cartelle, il raggruppamento è spiegato dal contenuto. Ad ogni cartella è assegnato un titolo pertinente.

Caratteristiche di conservazione dei casi

Tutto formato durante l'attività dell'impresaLa documentazione, come sopra menzionato, è suddivisa in memoria temporanea e permanente. Quando si trasferiscono titoli nell'archivio, è necessario consegnare ciascuna di queste categorie separatamente, senza mescolare documenti ufficiali in un'unica cartella. In questo caso, le copie devono essere conservate separatamente dagli originali. Anche in cartelle separate è necessario ordinare la documentazione che mostra i rapporti, i piani per l'anno e per trimestre, per mesi. Un caso deve contenere un pezzo di documentazione.

Per raggruppare un caso, puoi usaredocumenti generati in un periodo (trimestre, anno, mese). L'eccezione sono le cosiddette categorie transitorie, ad esempio i file personali, la cui chiusura non è programmata per un anno solare. Se il file contiene la documentazione generata in pochi mesi, è necessario separare ogni mese dagli altri con un foglio speciale, fissandovi su quale periodo il blocco dietro di esso sta documentando. Allo stesso tempo, è consentito raggruppare fino a 250 fogli in un unico file. La cartella di spessore può essere di 4 cm o meno.

A cos'altro prestare attenzione?

Come si può vedere dalle regole di archiviazione, seLa documentazione ha allegati, quelli (indipendentemente dal momento in cui sono stati redatti) devono essere allegati alla documentazione che accompagnano. In generale, la sequenza per l'archivio della documentazione contabile è molto importante, quindi deve essere strettamente osservata. Di norma, prima pubblicare le dichiarazioni, poi le note esplicative, dopo di che il saldo, integrato dai documenti allegati.

Quando si organizza l'archiviazione di account personalii dipendenti della società hanno bisogno di allocare per questo un caso a parte, in cui la documentazione è presentata nel corso degli anni con stretta osservanza della cronologia. La corrispondenza annuale è formata in cartelle con l'indicazione dell'anno solare e anche sistematizzata secondo le date. Ogni richiesta deve essere seguita da una risposta ad esso.

Alcune caratteristiche

I termini di conservazione prescritti nel Codice Fiscale,può differire da quegli standard, che sono specificati nelle leggi che regolano l'attività di contabilità. Nel osservazione di questa mancata corrispondenza si consiglia in primo luogo di rispettare il periodo di tempo, che è più - sarà, se necessario, fare riferimento alla documentazione di usarlo, anche se una delle regole esistenti della vita erano già partiti. Inoltre, gli organismi di controllo non avranno nulla di cui lamentarsi. E 'inoltre necessario ricordare pubblicato nel 2000 un elenco speciale, che indica la durata di conservazione di alcuni gruppi specifici di documenti. Questo elenco viene aggiornato e integrato su base regolare, in modo che il capo contabile della società e il dipartimento responsabile per il documento deve seguire le informazioni pertinenti.

Se il periodo di archiviazione è stato violato,la responsabilità per questo è assegnata al capo dell'azienda, nonostante il fatto che la questione della sicurezza ricada innanzitutto sotto la responsabilità del capo contabile. Se l'ordine, la durata della conservazione viene violata, la società verrà multata. Per un funzionario, la pena varia di solito entro i limiti di due o tremila rubli. Ma se non c'è nessuna documentazione primaria, possono essere puniti con il pagamento di una multa di cinquemila rubli e oltre.