Qual è la nomenclatura nel lavoro d'ufficio?

Per condurre correttamente il lavoro d'ufficio,È necessario sapere che cos'è una nomenclatura. Secondo la definizione, la nomenclatura si riferisce a un elenco delle parti, dei materiali e delle strutture utilizzati dalla produzione, compilati secondo un determinato sistema. Quando si compila un elenco di questo tipo, a ciascuno di questi materiali viene assegnato un codice di numeri, lettere o una combinazione alfanumerica - numero di nomenclatura.

Nella gestione dei casi, la nomenclatura dei casi èun elenco sistematico di documenti commerciali (o casi) elaborati nel corso del lavoro di un'organizzazione. La nomenclatura determina per quanto tempo devono essere conservati i titoli e in che ordine registrare. Ad esempio, nelle scuole secondarie (ginnasi) i diari scolastici vengono tenuti dal preside per altri 5 anni dopo la laurea.

Funzioni principali

Il compito principale nella stesura della nomenclatura dei casi -rendere il lavoro dell'apparato amministrativo più perfetto, produttivo, sbarazzarsi del blocco burocratico. La soluzione rapida e qualitativa di molti problemi, l'attività dell'intera organizzazione spesso dipende dall'ordine in cui i documenti sono archiviati, dalla facilità con cui possono essere trovati su richiesta, da quanto sono classificati e sistematizzati con competenza. La corretta classificazione consente non solo di lavorare rapidamente con i documenti, ma facilita anche il lavoro con archivi e archivi.

Diamo un'occhiata agli esempi di che cos'è una nomenclatura dei casi e in quali settori è più efficace.

• Sistematizzazione dei documenti - quando i documenti eranoutilizzato in ogni caso (stesura di contratti, conclusione di transazioni, completamento del procedimento penale, rapporto del dipartimento di pianificazione, ecc.), e quindi fuori uso attivo, hanno lasciato, secondo la nomenclatura, sono memorizzati in organizzazioni in un determinato ordine. Questo vale sia per i documenti cartacei sia per i documenti elettronici memorizzati nel database del computer.
• Il contenuto delle informazioni su quanto tempoil documento viene conservato per quanto tempo può essere efficace. Ogni caso incluso nella nomenclatura ha i suoi termini per conservare i documenti inclusi in esso. Quanto più prezioso e importante è il documento, tanto più a lungo durerà. Vale a dire, quando si lavora con documenti nel caso, li valutano immediatamente - una sorta di esame del valore. Questo aiuta e lavora con il caso stesso.
• Garantire l'indicizzazione dei casi. La nomenclatura del caso viene spesso utilizzata nel processo di registrazione dei documenti e l'indice nomenclativo del caso diventa parte integrante del numero di registrazione del documento. Questo può essere osservato nell'inventario quando c'è un inventario in fabbrica o nell'istituzione.
• Svolge il ruolo di riferimento quando studia la struttura organizzativa dell'istituzione, ecc.
• In ufficio il lavoro è considerato la base per un inventario di casi con un periodo permanente o temporaneo di archiviazione e documenti contabili.
• Utilizzato come esempio, uno schema per la creazione di un file cabinet e un riferimento ai documenti utilizzati.

Quindi, una buona conoscenza di ciò che èla nomenclatura e le capacità di lavorare con essa sono necessarie in ogni organizzazione o istituzione, nell'impresa. La nomenclatura dovrebbe coprire l'intera attività documentaria dell'istituzione.

Classificazione della nomenclatura

La nomenclatura ha i propri standard e requisiti per la progettazione, non possono essere violati. Sono indicati in speciali metodologie e istruzioni sulla tenuta dei registri.

È consuetudine distinguere tre tipi di nomenclatura commerciale:

• tipico;
• esemplare;
• Individuale, sviluppato per un'organizzazione specifica.

Quella che è una nomenclatura è tipica, è chiaro dal titolo: questi sono documenti normativi, stabiliscono la composizione dei casi usati nelle organizzazioni di un tipo.

La nomenclatura approssimativa è intesa perstabilire una composizione approssimativa dei casi avviati nell'organizzazione dell'organizzazione, in cui tale nomenclatura è distribuita. Tali esempi di gestione dei record non sono normativi, ma raccomandativi. Una caratteristica distintiva è che nei documenti di questo tipo sono indicati gli indici.

Le nomenclature clericali tipiche ed esemplari sono sviluppate da organizzazioni superiori per le loro organizzazioni subordinate.

Nomenclatura individuale - sviluppataper un'organizzazione specifica e tenendo conto della specificità delle sue attività. Tipicamente o esemplare è usato per il campione e le modifiche necessarie sono fatte in loro.