Job description office manager e alcuni altri dipendenti dell'azienda
La descrizione del lavoro è la definizione delle responsabilità lavorative, delle autorità, delle responsabilità e delle condizioni di lavoro dei dipendenti dell'impresa in base alla loro specializzazione.
Per interagire con i clienti, eanche per svolgere compiti amministrativi e di gestione nella struttura dell'organizzazione, un dipartimento separato è formato - l'ufficio. Uno dei dipendenti principali di questa parte dell'azienda è un responsabile dell'ufficio.
La descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio combina la fornitura e l'organizzazione del lavoro dell'ufficio, nonché l'interazione con altre unità disponibili nell'azienda.
Obbedire direttamente alla direzione(direttore) dell'impresa, l'amministratore dell'ufficio è impegnato nell'acquisto, installazione e messa in servizio di apparecchiature per ufficio, lo sviluppo e la programmazione della sua manutenzione preventiva e ordinaria, lo smantellamento e lo smaltimento delle apparecchiature che hanno esaurito la risorsa.
La descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio include anche:
- Fornitura di preparazione e organizzazione del lavoro dell'ufficio.
- Conclusione di contratti per la fornitura di beni di consumo.
- Mantenimento del budget delle spese, organizzazione dei pagamenti e registrazione delle procure.
- Inventario delle strutture per ufficio.
- Organizzazione della circolazione dei documenti di ufficio, ricevimento e spedizione di corrispondenza.
- Organizzazione del servizio necessario ai clienti dell'impresa, conduzione di trattative commerciali con registrazione documentaria e successiva analisi.
- Coordinamento e controllo del lavoro del personale d'ufficio, la distribuzione delle loro funzioni tra di loro, con un'analisi regolare dell'efficacia del loro lavoro.
- Sviluppo e implementazione di sistemi di responsabilità disciplinari e motivazione del personale d'ufficio, nonché controllo della loro implementazione.
- Fornire nei limiti delle sue autorità assistenza ai dipendenti in caso di difficoltà operative.
- Coordinare la preparazione per il completamento e iniziare una nuova giornata lavorativa.
- Preparazione di relazioni
In alcuni casi, le istruzioni dell'ufficio dell'amministratore dell'ufficio possono includere l'esercizio del controllo sulla progettazione dell'ufficio, la preparazione e il rilascio di materiali di valutazione per l'emissione ai clienti.
La descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio è determinata dail suo programma di lavoro e il grado della sua responsabilità. Il dipendente può essere accettato o licenziato dall'ordine della gestione aziendale. Secondo la procedura stabilita, viene nominata una persona che è l'amministratore dell'ufficio in sua assenza. La descrizione del lavoro del responsabile dell'ufficio presuppone anche la partenza del dipendente per i viaggi di lavoro.
Nella struttura dell'impresa esiste un dipartimento specializzato che fornisce la gestione dei dipendenti delle imprese in conformità con la politica del personale stabilita nell'organizzazione.
La descrizione del lavoro del dipartimento del personale include le seguenti disposizioni principali:
- Lavorare sulla selezione, la ricezione e il collocamento dei dipendenti delle specialità, delle professioni e delle qualifiche richieste.
- Organizzazione della certificazione dei dipendenti, definizione dei dipendenti che sono nuovamente soggetti all'attestazione.
- Preparazione dei documenti necessari perfornire istituzioni di sicurezza sociale, mantenere registri nei libri di lavoro, rilasciare i certificati necessari ai dipendenti per fornire i requisiti al luogo specificato.
- Condurre un'analisi sistematica del lavoro della struttura del personale dell'impresa.
- Organizzazione di registri di cronometraggio, orari di ferie, controllo disciplinare.
- Rafforzare la disciplina, ridurre il turnover del personale nell'azienda.
- Condurre lavori sistematici volti a creare una riserva dell'impresa.
- Contabilità dei dipendenti dell'azienda.
