Esame del valore dei documenti

L'attività di qualsiasi azienda in primo luogoè associato alla formazione di un enorme numero di documenti, diversi per contenuto e tipo. Ma non tutta la documentazione è preziosa. Alcuni possono diventare una fonte per studiare la vita economica, culturale e politica, perché portano informazioni preziose. Altri documenti hanno una stretta importanza pratica. Di conseguenza, il ruolo di tutti i documenti non può essere considerato lo stesso. Il compito principale dell'esame è determinare la documentazione del valore storico e sceglierlo per l'archiviazione. Il valore è determinato dalle capacità di informazione dei documenti, a causa del significato scientifico, storico, economico, sociale, culturale o politico.

Esame del valore dei documenti - identificazionevalore socio-culturale, scientifico-storico del documento e suo significato pratico sulla base dei principi e dei criteri di valore per la selezione per la conservazione e la fissazione dei termini di conservazione.

L'esame dei documenti è effettuato,di regola, una commissione di esperti speciali istituita presso l'impresa. La commissione viene creata tra i dipendenti più qualificati per ordine del capo dell'organizzazione composto da quattro o cinque persone. I membri obbligatori della commissione sono il capo contabile, il capo dell'archivio e il capo del dipartimento di supporto della documentazione.

Nel processo di lavoro, la commissione si basa sui principi sviluppati dalla pratica e dalla teoria del business degli archivi. Questi sono i principi di completezza, storicismo, neutralità socio-politica e complessità.

In considerazione di questi principi,I criteri per l'esame del documento. I criteri sono un insieme di caratteristiche che la documentazione deve corrispondere. Attualmente, ci sono 3 gruppi principali di criteri per determinare il valore dei dati:

1. l'origine;

2. contenuto;

3. Funzioni esterne.

Il gruppo di criteri per l'origine del documento include i seguenti parametri:

1. Il significato della persona o dell'istituzione che ha creato la documentazione. Più importante è il suo ruolo nell'economia nazionale, il sistema di amministrazione statale, la scienza, la cultura e altri rami, più preziosi saranno i dati.

2. Luogo e ora della formazione dei documenti. Informazioni importanti vengono registrate, registrate contemporaneamente all'evento descritto o subito dopo. Inoltre, le informazioni saranno più importanti se vengono riparate nello stesso luogo in cui si è verificato l'evento.

3. L'intensità della documentazione. Le informazioni saranno tanto più preziose quanto meno saranno le pubblicazioni.

Pertanto, l'esame del valore dei documenti ha lo scopo di evidenziare quei documenti che riflettono la storia della vita pubblica o di una particolare organizzazione in momenti cruciali.

I criteri di contenuto includono i seguenti parametri principali:

1. Importanza delle informazioni. I documenti che contengono informazioni uniche riceveranno una valutazione importante nell'esame.

2. Tipi di documenti. Nel processo di lavoro, la preferenza dovrebbe essere data a documenti progettati per registrare gli aspetti più importanti delle attività dell'organizzazione e della vita della società.

3. Ripeti l'informazione. Le informazioni saranno tanto più preziose, quanto meno si verificherà.

I criteri per le funzionalità esterne includono:

1. Autenticità dei documenti. L'esame del valore dei documenti è necessario anche per valutare l'autenticità delle informazioni. Nel caso in cui una copia venga valutata, deve essere emessa e certificata correttamente.

2. Forza legale della documentazione. Di grande importanza nel processo di lavoro d'ufficio, come già notato, è la corretta esecuzione della documentazione.

3. Il grado di sicurezza della documentazione.

4. Caratteristiche artistiche.

Questi criteri sono considerati condizionali. L'esame del valore dei documenti può includere altri criteri, a seconda degli obiettivi e delle caratteristiche specifiche dell'impresa.

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